Organize sua mesa em 12 Passos Simples

1 - Agende - pelo menos tres horas para a primeira metade desta missão. Defina o dia e anote na sua agenda. Faça isso Agora! (isso é fundamental, caso contrário esse dia nunca vai chegar, se é que me entende)

No dia programado procure vestir uma roupa mais confortável.

2 – Prepare-se -  Coloque sua música favorita para tocar, respire fundo, esfregue uma mão na outra rapida e animadamente. Pronto? Agora comece a retirar tudo de cima e de dentro de sua mesa. Coloque tudo em uma grande pilha no chão. Feito isso, você acabou de liberar sua mesa. Viu, eu disse que seria um ou dois minutos.

3 – Limpe - Faça o melhor que puder, passe um pano úmido ou produto adequado até que sua mesa pareça nova!

4 - Descarte - Pegue um saco de lixo bem grande, sente-se no chão e comece a descartar. Mais de 80% dos papéis que estavam em sua mesa podem provavelmente ir para o lixo. Isto inclui aquela revista de 1975, os mil cartões de negócios que encontrou, a brochura daquele seminário que aconteceu hácinco anos, etc. As únicas coisas que você deve manter são papéis a respeito de seu atual projeto, papéis que podem ser necessários no futuro ou os de referência jurídica futura. Ok, talvez mais um ou dois papéis dos quais você não consegue se despedir. Empilhe o que vai guardar, atrás de você, num local separado.

5 –Continue o Descarte - É provavelmente hora de pegar outra sacola gigante de lixo. Talvez mais duas ou três. Mas continue dispensando a papelada inútil. Você está indo muito bem!

6 – Mais Descarte - Agora comece a jogar fora os jornais, revistas e catálogos velhos. A maioria já deve estar desatualizada, e mesmo que não estejam, provavelmente estarão em alguns dias. De novo, se há um ou dois que não consegue jogar fora tudo bem. Só não guarde quarenta e dois.

7 – Mais um pouco de Descarte - Agora chegamos aos itens que não são papel, isto inclui aquela caneca velha e manchada de café, materiais de escritório sem utilidade, moedas e algumas coisas que você nem consegue identificar. Sugestão:Lixo, lixo e lixo!

8 – Hora do descanso - Saia e arrume alguma coisa para comer, relaxe um pouco, alongue-se. Fuja de sua mesa por pelo menos uma hora. Você merece! Se estiver fora e tiver chance, compre um bloco de papel, um porta caneta, um arquivo vertical , a não ser que tenha uma gaveta de arquivo – para arquivar papéis que utiliza todos os dias, algumas pastas suspensas – se você for organizar seus arquivos diários –, etiquetas e portas-disquete e CD-ROM se você ainda não os tiver.

Quer uma dica legal? Visite www.arquivomagico.com.br . Pode ser a solução para seus problemas com arquivos.

9 - Reorganize - Ao voltar comece a reorganizar as coisas que você quis manter. Esperamos que seja uma pilha pequena. A maioria das coisas que estavam em sua mesa devem estar na lixeira. Categorize e organize os arquivos diários em novas pastas. Etiquete cada uma claramente. Coloque as pastas em seu arquivo vertical. Aqueles papéis que não são usados todo dia devem ser colocados em seu armário de arquivos – isto supondo que você já tenha um sistema de arquivo efetivo. Se não tiver, guarde- os em uma cesta em cima do armário e leia a seção do nosso site www.organizesuavida.com.br sobre como organizar um sistema de arquivo.

10 - Arrume as coisas na mesa - Coloque o telefone de volta sobre a mesa, junto de seu computador se você tiver um. O seu bloco de anotações novinho em folha deve ser colocado próximo ao telefone. Guarde suas canetas e outros materiais no lugar certo, jogue fora toquinhos de lápis e as canetas que não funcionam. Se você tiver espaço para os materiais de escritório em sua mesa, separe uma gaveta para eles, se não, os coloque em um armário específico. Sua agenda de papel ou PDA pode agora ser colocado em sua mesa.

11 – Arrume o restante dos objetos - Qualquer outra coisa que você não tenha jogado fora e que eu não tenha mencionado acima, provavelmente não deve ser guardada em sua mesa. Os manuais do computador devem ficar em uma prateleira de seu escritório, não em sua mesa. Os disquetes e CD-ROM devem ser guardados nos compartimentos que acabou de comprar. Coloque-os próximos a seu computador. Fotografias? Coloque em porta-retratos ou pendure-as na parede. Coisinhas aleatórias? Você não precisa delas, jogue-as fora.

12 – Parabéns! - Você deve se sentir ótimo. Você merece um jantar com uma sobremesa fantástica! Por que não se recompensar hoje à noite? Continue lendo algumas dicas adicionais para manter sua mesa limpinha, sem acúmulo e organizada. Faça um voto solene. Prometa a si mesmo nunca mais deixar sua mesa desaparecer. Bom trabalho!

• Mantenha uma cesta de lixo grande em seu escritório, próxima de sua mesa. Desta forma você não terá a chance de começar a acumular lixo em sua mesa novamente.
• Elimine pilhas aleatórias de papéis e classifique-os separando-os em bandejas ou cestas. Certifique-se de que cada bandeja ou cesta esteja claramente etiquetada para você saber onde colocar cada papel.
• Guarde materiais como canetas, lápis, post-its, tesoura e grampeador em um organizador de mesa ou em uma bandeja organizadora.
• Separadores para o interior das gavetas mantêm as coisas em seu devido lugar.
• Separe pelo menos 15 minutos no final de cada dia para limpar sua mesa. Não vá embora sem fazer isso.
• Proíba qualquer outra pessoa de colocar coisas em sua mesa. Coloque um “bolso transparente de parede” para projetos que chegam e outros papéis que você tenha que olhar. Diga a todos que se deixarem alguma coisa em sua mesa, ela irá para o lixo.
• Os únicos papéis em sua mesa devem ser os relacionados com o projeto em que você está trabalhando atualmente. Todos os outros devem estar em pastas de seu armário de arquivo até que você esteja pronto para trabalhar neles.
• Se você for destro deixe o telefone do seu lado esquerdo e vice-versa. Assim você poderá falar ao telefone e escrever ao mesmo tempo.
• Comece cada dia com a mesa limpa. Ela mostra que você é um profissional organizado, e que respeita as coisas à sua volta.
• Se você tem um computador em sua mesa, arrume um acessório para que o teclado possa ser guardado logo abaixo de sua mesa e puxado para fora quando necessário.
• Ao invés de ocupar o espaço de sua mesa, pendure fotografias, quadros e outros materiais de inspiração na parede.
• Estabeleça uma cesta para projetos que estão chegando até você e uma outra para projetos que estejam saindo de suas mãos. Elas podem ficar no final de sua mesa. Aplique o Gerenciamento Efetivo de Papel nos itens de suas cestas, para que possa esvaziá-las no final de cada dia.
• Use separadores verticais de pastas de arquivos em sua mesa para as pastas que utiliza freqüentemente.

José Luiz S. Cunha - Diretor da OZ! Sistemas de Organização.
 

Fonte: vocecommaistempo.com.br